რას უნდა მივაქციოთ ყურადღება დამკვეთმა და შემსრულებელმა ნებისმიერი სახის ბუღალტრული მომსახურების მიღებისას?

მაგალითად, კომპანიებს, რომლებსაც მარაგები გააჩნიათ, სამშენებლო ან ნედლეულის გადამამუშავებელ კომპანიებს, (საქონლის) მწარმოებელ კომპანიებს, ხშირად ერევათ ფუნქციები, თუ ვინ უნდა აკონტროლებდეს და ვინ არის პასუხისმგებელი მატერიალური მარაგების ზომიერ ხარჯვაზე.  მშენებლობის ან  წარმოების პროცესში, კომპანიამ, რომელიც ბუღალტრულ მომსახურებას ეწევა, ტესტირება უნდა ჩაატაროს აღნიშნულთან დაკავშირებით, სწორად მიმდინარეობს თუ არა მარაგების წარმოების პროცესი, მხოლოდ სამშენებლო ნორმების ცოდნა სიტუაციის სამართავად საკმარისი არ არის. გამიჯნული უნდა იყოს პასუხისმგებლობა – მშენებლობის შემთხვევაში, ინჟინერმა უნდა განსაზღვროს მარაგებისა თუ შრომითი რესურსების ხარჯვის კანონზომიერება, ხოლო წარმოების შემთხვევაში ტექნოლოგმა.

სამუშაოს დაწყებისთანავე ბუღალტრული კომპანიის ან ბუღალტრის მიერ, უნდა ჩატარდეს ტესტირება, აქვთ თუ არა გაცნობიერებული ხარჯვის ნორმატივებზე პასუხისმგებლობა შესაბამის თანამშრომლებს,  ხორციელდება თუ არა ტესტირება თვითონ დამკვეთის მიერ. უნდა დავრწმუნდეთ,  რამდენად სრულად, დროულად და სისტემატურად ტარდება ტესტირება.  მოვითხოვოთ ტესტირების შედეგები, დავესწროთ და დავაკვირდეთ პერიოდულად.

განვიხილოთ კომპანიები, რომლებსაც სასაქონლო-მატერიალური მარაგები არ აქვთ. სხვადასხვა სფეროს კომპანიებს განსხვავებული ხარვეზები აქვთ. მაგალითად, მომსახურების სფეროში ხშირად ხდება, რომ მომხმარებელთან მომსახურების დაწყების/დასრულების თარიღები არაზუსტია, ან სულაც გამოტოვებულია. მალფუჭებადი მარაგებით ვაჭრობით დაკავებულ კომპანიებს, საქონლის ვადის კონტროლი რჩებათ დაკვირვების გარეშე. ყველაფერ ამაზე, ვიდრე ბუღალტერი თუ ბუღალტრული ჯგუფი დაიწყებს მუშაობას, მან უნდა მოახდინოს გამოკითხვა და მიიღოს დასაბუთებული პასუხი, თუ ვინ არის ამ საკითხებზე პასუხისმგებელი პირი. ტესტირების შედეგად კი, უნდა გამოიკვლიოს ასრულებს თუ არა მოვალეობას აღნიშნული პირი.

პასუხისმგებლობა პირველადი საბუთების წესრიგში მოყვანაზე. მნიშვნელოვანი საკითხია, რომ პირველადი საბუთები სრულყოფილად იყოს შედგენილი. რაც გულისხმობს მომხმარებლებთან,  მომწოდებლებთან და კომპანიის თანამშრომლებთან შესაქმნელი საბუთების წესრიგში მოყვანას, ინფორმაციის გაცვლას, როგორც მესამე მხარესთან, ისე კომპანიის ხელმძღვანელობასთან და დამფუძნებლებთან.

პირველადი საბუთების მოწესრიგება/სრულად შექმნა არ არის საკმარისი. ისინი ისე უნდა იქნეს განთავსებული ან შენახული, რომ მათ მოპოვებაზე და შინაარსის დადგენაზე, რაც შეიძლება ნაკლები დრო დაიკარგოს. ასეთი პირობის შესაქმნელად FSGROUP იყენებს თანამედროვე  ინსტრუმენტებსა და პროგრამებს.

ინფორმაციის გაცვლა. მნიშვნელოვანია ინფორმაციის გაცვლა, როგორც კომპანიის შიგნით, რგოლებსა და თანამშრომლებს  შორის, ისე მომხმარებლებთან,  მომწოდებლებთან, აგრეთვე  მესამე პირებთან. FSGROUP პასუხისმგებლობას იღებს, მოაწესრიგოს ინფორმაციის გაცვლის სისტემები,  შეიტანოს და დანერგოს ცვლილებები კომპანიის სტრუქტურის სრულყოფისათვის.   

სწორედ ზემოაღნიშნული საკითხების დეტალური განხილვის შემდეგ შეიძლება ვიმსჯელოთ, რამდენად შესაძლებელია ამ საკითხებზე პასუხისმგებლობა აიღოს ბუღალტრების ჯგუფმა (ბუღალტრულმა კომპანიამ). თუ ზემოაღნიშნულ საკითხებს არ ითვალისწინებს კომპანიის ხელმძღვანელობა, ბუღალტერი ვალდებულია არა მარტო გააფრთხილოს და შეატყობინოს მოსალოდნელ არასასურველ შედეგებზე, არამედ რიგ შემთხვევებში უარი თქვას ასეთი სამუშაოს შესრულებაზე. 

პასუხისმგებლობა ბუღალტრულ მომსახურებაზე გულისხმობს, შეცდომის დაშვების შემთხვევაში სრული ან ნაწილობრივი ზიანის ანაზრაურებას.  ბუღალტრულ  კომპანიებს, რომლებსაც შესაძლებლობა ჰქონდათ მაღალი ხარისხის მომსახურება გაეწიათ მომხმარებლისთვის  მცდელობა ქონიათ დაზღვევის ჩარჩოებში მოექციათ პასუხესმგელობის საფრთხეები.

FSGROUP-ი ერთერთი ნოვატორი იყო მაღალი პასუხისმგებლობის ხელშეკრულება ჰქონოდა მომხმარებლებთან, სადაზღვევო კომპანიასთან გაფორმებულ შეთანხმებასაც იყენებდა პასუხისმგელობის გასამაგრებლად.  მაგრამ ბუღალტრული კომპანიების სავალდებულო პროფესიული დაზღვევის შემოღების შემგომ კანონით აიკრძალა გარკვეულ შემთხვევებში, დაზღვევის ფარგლებში წარმოქმნილი საგადასახადო სანქცია – საურავების ანაზრაურება. გარკვეულაწილად დაზღვევამ დაკარგა მნიშვნელობა. ამის მიუხედავად ხელშეკრულება  FSGROUP-ს არ აქვს სავალდებულო წესით დადებული სადაზღვევო კომპანიასთან. უფრო მეტიც დღეისთვისაც მაღალი ხარისხის პასუხისმგებლობის დაზღვევა აქვს. რაც კი დაიშვება კანონმდებლობით დაზღვეულია ყველა დეტალი. FSGROUP-ის მომსახურება დაზღვეულია საგადასახადო და სააღრიცხვო ხანდაზმულობის ვადით.  პასუხისმგებლობასთან დაკავშირებით გვინდა აღვნიშნოთ, რომ FSGROUP-ის არ არის მარტო დაზრვევის იმედზე. არასდროს გამოუყენებია სადაზღვევო პირობები. FSGROUP-ი პასუხისმგებლობას იღებს კლიენტების წინაშე და შესაბამის პასუხისმგებლობას ითხოვს მომმხმარებლებისგან ინფორმაციის დროულ და დეტალურ გაცვლაზე.

FSGROUP-ი პასუხისმგებლობას იღებს ხანდაზმულობის ვადით სააღრიცხვო და საგადასახადო საკითხებზე. FSGROUP-ი საიმედო პარტნიორია და მას ყველა კლიენტი კომპანია ენდობა. FSGROUP-ი მკაცრად იცავს კომფიდენციალობას.

FSGROUP-ის რეკომენდაციაა როდესაც ბუღალტრულ მომსახურებას შეიძენთ მნიშვნელოვანია პასუხსიმგებლობის ნაწილი დეტალურად გაიაროთ  ხელშეკრულების ფარგლებში და გაწეროთ რა სახის პასუხიმგებლობას იღებს დაქირავებული ბუღალტერი ან ბუღალტრული კომპანია. ზოგიერთ შემთხვევაში პირობების დეტალური აღწერის გამო ხელშეკრულება არ არის საკმარისი. შეიძლება რაიმე სახის მემორანდუმიც გაფორმდეს დაქირავებულ ბუღალტრულ კომპანიასა და დამქირავებელს შორის, სადაც დეტალურად იქნება გაწერილი მოვალეობები, ქცევები და პასუხისმგებლობა.  მემორანდუმი შეიძლება გადახედილ იქნას გარკვეული ეტაპის შემდეგ. ამის მიზეზი შეიძლება იყოს სამუშაოს მოცულეობის ზრდა. რაც შეიძლება გამოწვეული იყოს მომხმარებლის მოთხოვნების ცვლილებით  ან ახალი საქმიანობის, სფეროს დამატება/ცვლილება და ა.შ.